阪神地震发生的1995年在日本被称作“志愿者元年”。当时，许多志愿者仅凭个人热情奔赴灾区，由于组织无序，造成各受灾地区志愿者人数不均衡，信息不畅通，甚至出现志愿者救人不成反需救的情况。为了防止类似的混乱局面此后再次发生，日本采取了一系列行之有效的措施。
　　首先是成立管理部门。现在日本发生灾害后3天内，灾害救援志愿者总部就可以开始运作。灾害救援志愿者总部的运营资金和物资器材主要来自日本政府的灾害对策总部，还有一部分来自个人或团体的捐助。志愿者总部一般分成总务部门、志愿者部门和公关部门。在救援活动开始前，总务部门的主要工作是调配和管理物资器材、与相关部门联系和协调等。志愿者部门除设立和管理签到台、休息场所外，还负责统计各受灾地区对志愿者的需求。公关部门承担的任务包括收集和提供受灾和避难场所信息、制作传单等宣传品并向居民发放、发布救援物资募集信息等。
　　其次是建立志愿者提前登记制度。日本有关部门平时就接受志愿者登记，目的是让志愿者们可以在灾害发生前就能通过交换信息等方式建立良好的联系。
　　第三是建立志愿者保险制度。为防止志愿者在救援过程中发生意外，日本规定志愿者有义务加入志愿者保险。在救灾现场，负责志愿者登记的有关人员必须先确认志愿者是否加入了志愿者保险。如果未加入保险，志愿者要当场办理投保手续后才能投入救灾活动。
　　第四是建立严格的监控制度。灾害发生后，灾害救援志愿者总部会综合考虑各方对志愿者的需求、待命志愿者的人数和特长、可供使用的物资器材等因素，然后编制相应的救灾计划。志愿者被派出后，总部会跟踪志愿者、物资器材和车辆的动向，同时预测今后还需要多少志愿者、物资和车辆。
　　为了方便管理，志愿者会被编成小组，在小组负责人的带领下统一前往指定地点救援。小组负责人会向志愿者总部汇报救援情况，总部则会根据这些反馈调整工作安排。救援结束后，小组负责人向总部汇报情况并提出下一步工作建议。
　　有了这些系统的管理方法后，日本志愿者可以被有序组织在一起，从而提高救灾的效率。